Att förstå hur länge man bör ”spara bokföring hur länge” är en fråga som varje företag måste ha svar på. Det ligger i företagets intresse att hålla ordning på sin bokföring, inte enbart för att upprätthålla god ordning utan även för att efterleva lagar och förordningar. I Sverige är det bokföringslagen som styr hur länge olika typer av bokföringsmaterial ska bevaras. Generellt sett, är huvudregeln att allt bokföringsmaterial ska arkiveras i sju år. Denna tidsram är grundläggande för att företag ska kunna redovisa sin ekonomiska historia och stå redo inför eventuella revisioner eller skattekontroller.
Bokföringsmaterial och dess livslängd
Bokföringsmaterial innefattar alla dokument som beskriver och bekräftar företagets affärshändelser. Detta inkluderar fakturor, kvitton, och andra handlingar som påvisar företagets transaktioner. Även bokföringsmedia, kontoplaner, manualer för bokföringsprogram och programvara för datorer och datoriserade kassaregister räknas in. Instruktioner om bokföringsprinciper och värderingsregler, inventarielistor och andra bilagor är också en del av bokföringsmaterialet. Dessa dokument måste sparas i sju år efter räkenskapsårets slut. Det innebär att om ett företag har ett räkenskapsår från 1 januari 2022 till 31 december 2022, måste bokföringsmaterialet för detta år sparas till och med 31 december 2029.
Digitalisering av fakturor: Särskilda regler
När det gäller digitala och inskannade fakturor finns det särskilda regler att förhålla sig till. Leverantörsfakturor ska arkiveras i den form de var i när företaget mottog dem. Om företaget anlitar en tredje part, som ett scanningföretag, anses fakturan mottagen av företaget när den tas emot av scanningföretaget. Det är företagets skyldighet att arkivera de ursprungliga fakturorna, men de kan förstöras efter tre år (från det fjärde året efter kalenderårets slut där räkenskapsåret avslutades) om de har överförts till annat material (till exempel elektroniska dokument) som arkiveras under den återstående sjuårsperioden.
Viktiga dokument med lång bevarandetid
Kontrakt och andra dokument av särskild betydelse, som företagshypotek, betraktas som bokföringsinformation och bör arkiveras. Dessa dokument kan ha en avgörande roll vid juridiska tvister eller vid försäljning av företaget och måste därför bevaras med stor omsorg. Det är viktigt att dessa handlingar är tillgängliga och i gott skick under hela bevarandeperioden.
Bokföringens roll i företagandet
Bokföring är inte enbart en administrativ syssla; det är en vital del av företagets ryggrad. Den ger en överblick av företagets ekonomiska hälsa och är grundläggande för strategisk planering och beslutsfattande. Att ha en välordnad bokföring är därför centralt för att uppfylla juridiska krav och för att kunna presentera en korrekt bild av företagets ekonomi för intressenter som ägare, investerare och myndigheter.
Björn Lundén – Kunskap som varar
Björn Lundén är en kunskaps- och mjukvaruföretag som erbjuder resurser för företagare och deras bokföringsbehov. Genom att tillhandahålla aktuella regler och riktlinjer hjälper Björn Lundén företag att hålla sig uppdaterade. Företaget erbjuder en mängd affärskunskap för de som vill fördjupa sig i bokföring och utforska andra intressanta områden som skatt, personal, bokslut och årsredovisningar.
Att spara bokföringsmaterial är en kritisk aspekt av företagsdriften och att förstå riktlinjerna för hur denna information ska sparas är avgörande för att uppnå efterlevnad och effektiv dokumenthantering. Björn Lundén tillhandahåller värdefulla resurser och expertis för att hjälpa företag att navigera i bokföringens komplexitet, och säkerställer att de är välinformerade och uppdaterade med de senaste utvecklingarna inom området.
Källa: Skatteverket