Att hålla ordning på sina finansiella handlingar är avgörande för alla företag; en central del i detta är att veta hur länge olika typer av verifikationer bör förvaras. Det är inte enbart en fråga om god ordning—det är en nödvändighet för att undvika problem med skattemyndigheten. Att spara verifikationer hur länge är nödvändigt? Jo, det beror på dokumentets natur och syfte, men en generell tumregel är att de bör sparas i minst sju år för att säkerställa skatteefterlevnad och transparenta finansiella poster.
Vad är en verifikation?
En verifikation är ett dokument som bekräftar att en ekonomisk transaktion har ägt rum. Det kan vara en faktura, ett kvitto, en banktransaktion eller något annat dokument som styrker inkomster och utgifter. Dessa dokument är livsnerven i ett företags bokföring och är avgörande för att kunna redovisa en korrekt och laglig affärsverksamhet. Varje transaktion i ett företags bokföring ska kunna spåras tillbaka till en ursprunglig verifikation, vilket skapar en klar och tydlig översikt över företagets finansiella aktiviteter.
Organisering och numrering av verifikationer
För att hålla ordning på dessa viktiga dokument är det essentiellt att ha ett system för organisering och numrering. Detta innebär att varje verifikation får ett unikt nummer och att de förvaras på ett sådant sätt att de lätt kan hittas vid behov. Det är inte ovanligt att företag använder sig av digitala system för att hålla reda på sina verifikationer, vilket underlättar sökningen och minskar risken för att viktiga dokument försvinner.
Lagkrav på förvaring av verifikationer
Lagstiftningen är tydlig med att verifikationer måste sparas under en bestämd tidsperiod. I Sverige är det huvudsakliga kravet att verifikationer ska förvaras i sju år. Detta gäller för de flesta typer av dokument, inklusive fakturor, kvitton och bankutdrag. Men det finns undantag; vissa dokument, som de som rör fastighetsköp och förbättringar, kan behöva sparas under en längre tid. Dessa dokument kan vara avgörande vid en skatterevision eller vid juridiska tvister.
Speciella fall: Kassaflöden i detaljhandeln och liknande branscher
För företag som hanterar stora mängder kontanter dagligen, som detaljhandeln, kan det vara en utmaning att hålla reda på alla verifikationer. I dessa fall kan det vara lämpligt att använda sig av sammanslagna verifikationer som sammanfattar dagens transaktioner. Detta innebär att man skapar en enda verifikation som inkluderar information från kassaregister och andra källor för att ge en översikt över dagens försäljning.
Att förbereda för revision: En checklista
När det närmar sig dags för revision är det viktigt att ha alla verifikationer på plats och korrekt organiserade. En checklista kan vara till stor hjälp för att säkerställa att ingenting har missats. Följande bör ingå:
- Kontrollera att alla verifikationer finns och är korrekt numrerade.
- Se till att verifikationerna är lagrade på ett säkert och systematiskt sätt.
- Bekräfta att alla transaktioner stämmer överens med de dokument som finns.
- Uppdatera och säkerställ att den digitala bokföringen är komplett och korrekt.
Genom att noggrant följa dessa steg kan företag undvika onödiga skattebekymmer och stå starka vid en eventuell revision. Att spara verifikationer hur länge är nödvändigt är alltså inte bara en fråga om laglydnad, utan också en del av att skapa en sund och hållbar ekonomisk grund för företaget.
Källa: Skatteverket