Att förstå hur länge spara kvitton företag är en grundläggande del av den ekonomiska förvaltningen. Dessa dokument är bevis på transaktioner och är nödvändiga för att kunna redovisa företagets ekonomi korrekt. Enligt svensk lagstiftning måste företag behålla sina kvitton i sju år efter det räkenskapsår som kvittot tillhör. Detta innebär att om ett företag har ett räkenskapsår som slutar den 30 juni, så ska kvittona bevaras i sju år och sex månader från detta datum.
Hantering av affärstransaktioner och kvitton
Alla inköp som en anställd gör för företagets räkning räknas som affärstransaktioner och måste dokumenteras och bevaras. Detta gäller oavsett om köpet har gjorts med företagets medel eller medarbetarens egna pengar. Kvitton som erhålls av den anställde fungerar som företagets verifiering och bör hanteras som om företaget självt hade genomfört köpet.
Digitala jämfört med papperskvitton
I dagens digitala tidsålder uppstår frågan om hantering av digitala kontra papperskvitton. Om ett kvitto ursprungligen utfärdats på papper, är det detta som ska arkiveras under den obligatoriska perioden. För elektroniska kvitton gäller att de ska bevaras i elektronisk form. Om ett kvitto finns i både pappers- och elektronisk form, kan företaget välja vilket format de vill behålla. Detta betyder att om företaget väljer att arkivera elektroniskt, behöver inte papperskvittot sparas. Vidare, om ett kvitto först varit på papper och sedan fotograferats eller skannats, måste det ursprungliga papperskvittot också bevaras i tre år. Papperskvittot får först kasseras från det fjärde året efter räkenskapsårets slut.
Miljöpåverkan och digitaliseringens fördelar
Hantering av kvitton är inte bara en fråga om laglydnad och ekonomisk redovisning, utan också om miljöpåverkan. I Sverige skrivs årligen cirka 1,7 miljarder kvitton ut, vilket kräver användning av cirka 60 000 träd. Digitalisering av kvittohantering erbjuder en hållbar lösning som bidrar till minskad miljöpåverkan. Tjänster som Fortnox, med sina molnbaserade lösningar, främjar hållbarhet och effektivitet inom småföretagsadministration.
Effektivisera kvitto- och utläggshantering med Fortnox
Att hantera kvitton och utlägg kan vara tidskrävande, men med Fortnox kan småföretag och bokföringspersonal spara värdefull tid. Istället för att lägga tid på att leta efter kvitton, skanna dem och manuellt fördela kostnader, kan användare med hjälp av sina mobiler enkelt fotografera kvitton, rapportera och/eller godkänna dem, och integrera dem direkt i bokföringssystemet. När detta kombineras med Fortnox andra program skapas en helt automatiserad arbetsflöde.
Att övergå till Fortnox för dem som använder ett annat finansiellt system är enkel och okomplicerad. Dessutom erbjuder Fortnox särskilt stöd för nystartade företag, vilket ger dem en extra skjuts i början av deras verksamhet.
Sammanfattningsvis är bevarande av kvitton en kritisk del i företagets finansiella hantering. Att förstå regelverket och utnyttja moderna digitala lösningar som Fortnox säkerställer inte bara efterlevnad utan bidrar också till hållbarhet och effektivitet i företagsverksamheten.
Källa: Skatteverket